Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die je nach Umsatz früher oder später greifen. Wer den Prozess jetzt umstellt, vermeidet Doppelarbeit und verlorene Vorsteuer.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der maschinell verarbeitet werden kann. In Deutschland erfüllen das XRechnungsformat und das hybride ZUGFeRD-Format diese Anforderung.
Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt seit der Umstellung als sonstige Rechnung. Es bleibt in Übergangszeiträumen zulässig, wenn der Empfänger zustimmt, verliert diesen Status aber schrittweise.
Die E-Rechnung ist kein Formatthema. Sie ist der Anlass, den kompletten Rechnungsprozess einmal sauber zu ordnen.
Banu Bas
Welche Übergangsfristen gelten?
Die Empfangspflicht besteht bereits ohne Übergangsfrist. Für den Versand durften Unternehmen bis Ende 2026 weiterhin Papier oder PDF nutzen, kleinere Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar ein Jahr länger.
Für Umsätze mit öffentlichen Auftraggebern gilt die Pflicht bereits deutlich länger. Wer regelmäßig an Kommunen oder Behörden liefert, arbeitet in der Regel ohnehin schon mit XRechnung.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise bleiben von der Pflicht ausgenommen. Für alle übrigen inländischen Umsätze zwischen Unternehmen greift sie.
Welche Pflichtangaben dürfen nie fehlen?
Neben Name und Anschrift beider Parteien gehören Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt, Menge und handelsübliche Bezeichnung, Entgelt und Steuersatz in die Rechnung.
Fehlt eine dieser Angaben, kann der Empfänger keine Vorsteuer ziehen. Wie sich das in der Voranmeldung auswirkt, beschreibt der Beitrag zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
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Wie stellen Sie den Prozess um?
Klären Sie zuerst, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Danach folgt der Empfangsweg, meist ein separates Postfach, das direkt in die Buchhaltung läuft. Beide Seiten gehören in die Verfahrensdokumentation.
Die Archivierung erfolgt im Originalformat. Eine ausgedruckte oder in PDF umgewandelte Fassung genügt der Aufbewahrungspflicht nicht, wie im Beitrag zum digitalen Belegfluss beschrieben.
So gehen wir vor
Wir prüfen Ihre Ausgangsrechnungen auf Pflichtangaben, richten den Empfangsweg ein und binden ihn an die laufende Buchhaltung an. Damit landen Rechnungen ohne Zwischenschritt in der Verarbeitung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer sind vom Versand befreit, müssen elektronische Rechnungen aber empfangen und aufbewahren können.
Reicht ein PDF per Mail noch aus?
Nur innerhalb der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers. Danach ist ein strukturiertes Format erforderlich.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. ZUGFeRD kombiniert ein PDF für das Auge mit eingebetteten XML-Daten für die Verarbeitung.
Banu Bas prüfte nach dem Studium Konzernmandate in der Wirtschaftsprüfung einer Big-Four-Gesellschaft. Was dort selbstverständlich ist, bringt sie heute in den Mittelstand: Rechtsformwahl, Holdingstrukturen und laufende Steuergestaltung für Agenturen, Coaches und digitale Dienstleister. Wie die Kanzlei arbeitet, lesen Sie auf der Seite zur Kanzlei.
